Maar ze houdt die positie wel zelf in stand.
Wat houdt inkoopprofessionals en inkoopleiders op dit moment wakker?
AI. Duurzaamheid. Geopolitiek. Digitalisering. Strategisch inkopen. Capaciteit. Data.
Het lijken verschillende onderwerpen. Losse containerbegrippen. Maar dat zijn ze niet. Ze landen allemaal in hetzelfde overbelaste systeem, waarin rollen diffuus zijn, informatie onbetrouwbaar is en mensen nauwelijks nog ruimte hebben om professioneel te handelen.
We hebben geen tijd.
Geen goede data.
Geen heldere rolverdeling.
Te weinig ervaren collega’s.
En steeds minder bufferruimte om fouten, spanning en onverwachte situaties op te vangen.
Het grootste knelpunt in inkoop is dus verre van een gebrek aan ambitie. Het ontbreekt aan uitvoerbare capaciteit, heldere rollen en goede samenwerking.
Zo gaan we vanzelf brandjes blussen.
Maar wie steeds brandjes blust, maakt het kernprobleem onzichtbaar
Mijn voormalige inkoopcollega’s zeiden vaak:
“Ja, maar als ik het niet doe, doen zij het niet. En dan heb ik daar uiteindelijk zelf last van.”
Mijn reactie was meestal:
“Ja. Dat is dan maar zo. Laat het maar een keer knallen.”
Niet omdat ik graag chaos veroorzaak. En ook niet omdat ik collega’s aan hun lot wilde overlaten.
Maar omdat een organisatie niet kan leren van problemen die voortdurend door iemand anders worden opgelost. Door het overnemen van andermans chaos of het doen van oneigenlijk werk.
Wanneer inkoop taken overneemt die bij de business, IT, Finance, Facilitair of een leidinggevende horen, lijkt het proces ogenschijnlijk nog prima te lopen. Maar ondertussen raakt de informatie in de onderliggende datastroom vervuild.
Je kunt dan niet meer zien:
- waar het proces werkelijk vastloopt;
- wie zijn rol niet uitvoert;
- welke instructie niet werkt;
- waar kennis ontbreekt;
- welk systeem niet ondersteunt;
- of het proces überhaupt het beoogde resultaat oplevert.
Iedereen doet maar wat en inkoop houdt de boel bij elkaar.
Dat lijkt behulpzaam en voelt als expertise, maar het maakt de organisatie blind.
Mijn standaardsjabloon
Ik had daarom een standaard e-mailsjabloon.
Wanneer iemand iets bij inkoop neerlegde wat hij binnen zijn eigen werkzaamheden volgens het afgesproken inkoopproces zelf moest uitvoeren, stuurde ik dat sjabloon terug.
Daarin stond wat de bedoeling was, welke stappen nodig waren en wat ik van die persoon nodig had.
Mijn collega’s noemden dat:
“Maartje is nu eenmaal heel erg van structuur en processen.”
Bullshit.
Alleen zo bleven de rollen zuiver en kon ik mijn eigen werk blijven doen. Het is niet zo dat een inkoper de hele dag zit te wachten op de klusjes van een ander.
Een proces heeft immers alleen betekenis wanneer mensen het ook daadwerkelijk toepassen.
Door mijn methode als een persoonlijke eigenschap neer te zetten, ontstond bovendien een handige uitweg:
“Zij is nu eenmaal zo. Ik ben anders.”
Daarmee werd structuur iets van mij, in plaats van een normale professionele voorwaarde om goed samen te kunnen werken.
Niet bewust. Maar ons brein is meesterlijk in het goedpraten van de makkelijkste weg.
Zo wordt inkoop het afvoerputje
Inkoop staat al decennialang bekend als het afvoerputje van de organisatie.
Dat is niet alleen een ongelukkig imago.
Het gebeurt ook werkelijk zo.
Onduidelijkheden, achterstallig werk, slechte aanvragen, ontbrekende informatie, factuurproblemen, verlopen contracten, leveranciersgedoe en haastklussen komen bij inkoop terecht.
Gewoon omdat het kan.
Want inkoop houdt dat namelijk zelf in stand door het ook allemaal op te pakken.
Daarmee wordt ze niet alleen eigenaar van oneigenlijk werk, maar uiteindelijk ook van de chaos, de vertraging en de schade.
Dan klinkt het ineens:
“Dat komt door inkoop.”
“Door inkoop kunnen wij ons werk niet doen.”
“Inkoop helpt ons niet goed.”
“Door inkoop hebben we nu een budgetoverschrijding.”
Dat is de perverse beweging:
Van helpen naar overnemen.
Van overnemen naar verantwoordelijk worden.
Van verantwoordelijk worden naar de schuld krijgen.
Zonder bijbehorend mandaat, positie of waardering.
De fictie van collegialiteit
Veel inkopers vertellen zichzelf dat zij dit doen voor de samenwerking.
Omdat inkoop relationeel is. Interdisciplinair. Afhankelijk van anderen.
Je wilt geen klikspaan zijn.
Je wilt niet moeilijk doen.
Je wilt de relatie niet beschadigen.
Je wilt niet dat iemand vindt dat inkoop de boel vertraagt.
Dus los je het zelf maar op.
Dat noemen we dan collegiaal. Of professioneel.
Maar wanneer die houding niet wederkerig is, is het geen samenwerking. Dan is het compensatie.
Van inkoop wordt verwacht dat zij continu vooruitdenkt, flexibel is, risico’s opvangt, mensen helpt, relaties bewaakt, fouten herstelt en resultaten borgt.
Maar mag inkoop diezelfde zorgvuldigheid, voorbereiding en professionele verantwoordelijkheid ook terugverwachten?
Want daar zit de kracht van wederkerigheid: Wat jij professioneel van een ander verwacht, moet die ander ook professioneel van jou mogen verwachten.
Anders ontstaat er een oneerlijke situatie met onrealistische verwachtingen en absurd hoge eisen.
Met als precies gevolg het beruchte Calimero-gedrag.
Inkoop voelt zich klein, miskend en ondergewaardeerd, maar blijft tegelijkertijd precies doen wat die positie bestendigt.
Een zuivere datastroom vraagt duidelijke verantwoordelijkheden
Iedereen roept dat data op orde moet.
Maar data blijft onzuiver wanneer mensen voortdurend buiten hun rol blijven ‘fixen’, dingen overnemen, ruis dempen en contraproductief gedrag compenseren.
Dan vertelt de data niet meer hoe het systeem werkelijk functioneert.
Tekorten aan capaciteit en gelegenheid, procesfouten en rolverzuim blijven zo buiten beeld.
Een zuivere datastroom begint daarom niet sec in systemen, dashboards en contractregistraties.
Ze begint met duidelijke kaders, met heldere rollen en taken.
Met begrip van waar jouw verantwoordelijkheid begint en waar die ophoudt.
En vooral: met de bereidheid om te adresseren wat niet klopt.
Adresseren is geen klikken
Adresseren betekent niet dat je mensen gaat vertellen hoe zij hun werk moeten doen.
Daar hebben ze meestal al een leidinggevende voor.
Het betekent dat je zichtbaar maakt:
- wat je constateert;
- welk proces of welke afspraak niet wordt gevolgd;
- welk gevolg dat heeft;
- wat je nodig hebt;
- waar de verantwoordelijkheid ligt.
Inkoop hoeft niet iedereen te corrigeren.
Inkoop moet de afwijking zichtbaar maken, zodat die niet langer geruisloos door het systeem verdwijnt.
Want wat je niet adresseert, kan de ander ook niet erkennen, corrigeren of veranderen.
En eerlijk is eerlijk:
Wie niet adresseert, geeft zijn invloed uit handen en houdt het patroon mede in stand.
Dat kan ongemakkelijk voelen.
Prima.
Niemand heeft ooit gezegd dat het makkelijk zou zijn.
Mijn persoonlijke principe
Mijn persoonlijke principe voor een scherpe mindset is:
I’ll be fine. I just need to be dramatic about it first.
Max twee minuten.
Even balen en zuchten.
Even schelden, binnensmonds.
Even mezelf erkennen in dat niemand me begrijpt en alles weer op mijn bord ligt.
Maar. Daarna adresseren.
Niet doen alsof er niets aan de hand is.
Niet wachten tot het vanzelf oplost.
Niet wachten tot het jaarlijkse beoordelingsgesprek om iets dan “feedback” te noemen.
Doe wat professioneel nodig is, ook terwijl de onzekerheid, irritatie of weerstand nog hoog is.
Dat is voor mij een scherpe mindset in de praktijk.
Niet alles makkelijk maken.
Maar bewust leren dat je ongemak kunt verdragen zonder jezelf tekort te doen.
Ik trakteer
Omdat ik deze maand jarig ben, trakteer ik tot en met 31 juli.
De online training Druk, druk, druk is nonsens volg je deze maand voor slechts €7.
Druk druk druk is nonsens – Inkooplab door Inkoopheld
Je krijgt onbeperkt toegang. Je hoeft dus niet tijdens je vakantie ineens fanatiek aan je persoonlijke ontwikkeling te gaan werken — dat zou bij een training over drukte ook een beetje verdacht zijn.
Je kunt hem nu aanschaffen en volgen wanneer het jou uitkomt.
In de training leer je onder andere anders kijken naar drukte, aandacht, keuzes en persoonlijke regie.
Niet om nog efficiënter te werken. Maar om eerlijk te kiezen wat werkelijk van jou is.
Druk druk druk is nonsens – Inkooplab door Inkoopheld
